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Einmal das E-Mail Postfach einrichten und immer Zeit und Nerven sparen. Wie ist das möglich?
Im Folgenden werden wir Ihnen 3 Vorkehrungen vorstellen mit denen Sie Ihr E-Mail Postfach organisieren können.

Autoarchivierung von E-Mails

Das Archivieren von E-Mails und die vorherige Auswahl der zu archivierenden E-Mails kostet Zeit. Daher ist die Autoarchivierung eine tolle Möglichkeit viele Klicks zu sparen. Das Programm wählt automatisch aus welche E-Mails archiviert werden sollen und wo diese gespeichert werden. Sie können auch bestimmen mit wem und was diese E-Mail verknüpft wird, sodass Sie die E-Mail im Nachhinein überall finden können, wo Sie diese benötigen.

Wie Sie die Autoarchivierung einstellen und auf Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen können, erfahren Sie hier: … Anleitung zur Erstellung eigener Archivierungsvorlagen …

Abwesenheitsbenachrichtigung aktivieren

Kurz vor dem Urlaub: Es ist noch jede Menge zu tun. Nach dem Urlaub: Zig unbeantwortete und unbearbeitete E-Mails. Der Abwesenheitsmanager löst beides. Sie Kurz vor Beginn Ihres Urlaubs erhalten Sie daher eine Erinnerung, den Abwesenheitsmanager zu aktivieren. Während Ihres Urlaubs sendet er einen von Ihnen gewünschten Text an den Absender der E-Mail und benachrichtigt diesen über Ihre Abwesenheit.

Wie es geht finden Sie hier: … Anleitung zur Aktivierung des Abwesenheitsmanagers …

E-Mail – Verteiler

Alle E-Mails landen im Posteingang. Manche werden übersehen, andere bleiben lange Zeit ungelesen im Postfach stehen. Der Posteingang wird immer unübersichtlicher. Durch den E-Mail-Verteiler können Sie Ihre Mails automatisch sortieren und priorisieren lassen. Sie können eigene Filter bestimmen, nach denen strukturiert wird. So können Newsletter bei Erhalt zum Beispiel automatisch direkt in einen extra Ordner geschoben werden und tauchen nicht mehr in Ihrem Postfach, sondern als ungelesene Mail in dem Ordner „Newsletter“ auf. All dies hilft Ihnen den Überblick über Ihre E-Mails zu bewahren.

Wie Sie das Feature nutzen können, erfahren Sie hier: … Anleitung zum Erstellen eines E-Mail-Verteilers …

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Öffnen Sie folgende Fenster um zu den gewünschten Einstellungen zu gelangen:

Einstellungen – Regeln – Regeln für E-Mails

Zuerst klicken Sie oben links im Fenster auf „Neu“. Hier erstellen Sie sich eine neue Regel zum Verteilen der E-Mails.

Der Name Ihrer Regel kann automatisch vergeben werden oder individuell von Ihnen gestaltet werden. Eine Beschreibung kann ebenfalls hinzugefügt werden.

Wählen Sie nun den Ordner aus, dessen E-Mails Sie gerne verteilen möchten. Sie können zwischen dem Standard „Posteingang“ oder einem beliebigen Ordner wählen.

Anschließend haken Sie die zu überwachenden Merkmale an. Haben Sie den Haken gesetzt, können Sie das Merkmal weiter nach verschiedenen Kriterien filtern.

Unter dem Reiter „Aktion“ definieren Sie, in welchen Ordner die E-Mails verteilt bzw. archiviert werden sollen und wie Ihnen die E-Mail in diesem Ordner dann angezeigt wird.

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Öffnen Sie folgende Fenster um zu den gewünschten Einstellungen zu gelangen:

Einstellungen – E-Mail – Archivieren/Löschen

Hier können zunächst durch das Setzen von Hacken einige Voreinstellungen getroffen werden.

Sie können ebenfalls bereits entscheiden, in welcher Form eine E-Mail archiviert werden soll.
Dafür benutzen Sie einfach das Drop-Down-Menü.

Über das Feld „bearbeiten“ können Sie ihre eigene individuelle Regel zur Archivierung der E-Mails anlegen, ändern oder löschen. Im ersten Fenster werden die im Folgenden möglichen Schritte kurz erläutert.

Zunächst werden die Teilnehmer bzw. Ressourcen hinzugefügt, bei denen Ihre E-Mails archiviert und verknüpft werden sollen. Setzten Sie das Häkchen bei „weitere Teilnehmer und Ressourcen“, öffnet sich ein neues Fenster in dem Ihnen alle auswählbaren Optionen angezeigt werden.

In den nächsten beiden Schritten bestimmen Sie die Verknüpfungen die durch das Archivieren vorgenommen werden sollen und welche Optionen Ihnen zur Verknüpfung der E-Mail angezeigt werden.

Klicken Sie auf „Fertigstellen“. Ihre eigene Archivierungsvorlage ist erstellt und kann angewendet werden.

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Öffnen Sie folgende Fenster um zu den gewünschten Einstellungen zu gelangen:

Einstellungen – E-Mail – Signatur/Abwesenheit

Unter den Einstellungen für den Abwesenheitsagenten können Sie zunächst auswählen, ob Sie im Haus sind oder sich außer Haus befinden.

Nun kann ein von Ihnen frei wählbarer Text erfasst werden, der bei Empfangen einer E-Mail in Ihrer Abwesenheit automatisch an den Sender der E-Mail geschickt wird.

Wenn Sie Ihren Urlaub ordnungsgemäß im Kalender in CAS genesisWorld erfasst haben, werden Sie vor Ihrem Urlaub automatisch an das Einstellen des Abwesenheitsagenten erinnert.

Und schon steht Ihrem Urlaub nichts mehr im Weg.

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